日本公司或是在日华侨华人在中国国内办理某些手续或提起诉讼、仲裁时，常常需要提交一些在日本制作或是取得的文书，而这些文件是不能够直接在国内使用想，为证明其有效性及真实性，往往被要求在日本办理文书的公证认证。日本公司要如何办理公证认证呢？
在日本文书分为两种：公文书和私文书。
1、公文书
所谓公文书，就是指由国家或是地方自治团体的机关或是职员按其职能而制作的文书，比如市民票誊本、婴儿出生的届出证明书、公司誊本及印章证明书等。这些文书出自公权机构，所需公证认证程序相对简单。
所需程序分两步：
（1）日本外务省认证程序；
认证目的：证明该公文书确实由真实的公权机构制作。
所需基本材料：
①需认证的公文书；
②申请表；
③申请人身份证明；
如由代理人办理手续，则还需合乎格式的委托书，申请人身份证明换成代理人的身份证明。若申请人是法人，可由法定代表人亲自办理或通过代理人办理。
（2）中国查证申请服务中心的认证程序。
认证目的：证明该文件确实经过日本外务省的有效认证。
所需基本材料：
①经日本外务省认证的公文书及其复印件；
②申请表；
③申请人身份证明及其复印件；
如由代理人办理手续，则还需合乎格式的委托书以及代理人的身份证明及其复印件，申请人身份证明可只准备复印件。若申请人为法人，可由法定代表人亲自办理或通过代理人办理。
2、私文书
所谓私文书，即民间制作的文书，由个人、企业或其他民间机构等制作的委托书或宣誓书等。该类文书的公证认证手续需证明文书确实是由文书中所记载的当事人制作，所以与公文书相比，私文书的公证认证程序更加复杂。
一般情况下所需程序分以下四个流程：
（1）公证役场公证程序；
认证目的：类似国内公证处，证明该私文书确由当事人制作。
所需基本材料：
①需公证的私文书
②文书当事人的身份证明及其复印件（若当事人为法人，则需要公司誊本以及文书中所使用的代表印的印章证明书。）
③申请人身份证明
如由代理人办理手续，则还需合乎格式的委托书以及代理人的身份证明。若当事人为法人，可由法定代表人亲自办理或通过代理人办理。
（2）法务局认证程序；
（3）日本外务省认证程序；
通常情况下，私文书完成公证役场公证程序后还要经过“法务局认证程序”（旨在确认公证役场之公证人的真实性）和“日本外务省认证程序”（旨在确认法务局认证的真实性），手续较为繁琐。但若在“东京都、大阪府、神奈川县”内的公证役场办理公证的话，可享受“一站式”服务，即流程中的2和3两个环节可一并办理，无需提交其他材料。
（4）中国查证申请服务中心的认证程序。
认证目的：证明该文件确实经过日本外务省的有效认证。
所需基本材料：
①完成1、2、3程序的私文书及其复印件
②申请表
③文书当事人身份证明及其复印件（若当事人为法人，则需要公司誊本、文书中所使用的代表印的印章证明书，以及法人代表个人身份证明的复印件。）
如由代理人办理手续，则还需合乎格式的委托书、代理人的身份证明书及其复印件，申请人身份证明可只准备复印件。若当事人为法人，可由法定代表人亲自办理或通过代理人办理。）
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